№1294 大切な納品書と発注書
商品を発注して納入する。事業はこうしたことの繰り返した。個々の納入についていちいち契約書などつくるようなことはしない。通常は基本契約書を締結して、いざ問題が生じた時には基本契約書に従って処理されていく。納期が遅れた場合はどうか、商品に欠陥がある場合にはどうかといった基本的なことの外に、納期や検品方法、梱包のやりかたがまずかったらどうかなど細かく決めていく。さらに細かなことは別途覚書や細則など作りあげていく。
中小企業の場合、力関係から発注者、親になっている会社のいいなりに基本契約書を作りあげていることが多い。自分が外部に発注をかけ基本契約書が必要だと言うときには親の会社の基本契約書を流用するような場合も多い。インターネットの契約書をダウンロードして作り替えている例もかなり多い。こうした既存の契約書を利用することは大いにけっこうなことだが基本的なことは押さえておく必要がある。
① 納期の定めは最大の注意を要する。納期の定めは大丈夫だろうか。できたら、納期などは日々の発注書に記載することが望ましい。
② 検品の定めは大丈夫だろうか。検品が完了しなければ受領にならない例もある。検品を行わない場合、検品が遅れているときの定めはあるだろうか。
③ 支払関係についてはどうだろか。締め日、支払日についても整理されているだろうか。
④ この外にも商品や材料などの所有権の所在も問題なることがある。
その上で、現場においてやりとりされる発注書、納品書などの取り扱いも問題が残らないようにきちんとしたルールを作りあげていく必要がある。例えば、発注後10日以内に納入するものとするとかいう具合に発注書には納期を記載してもらう必要がある。納品書には確かに検収が終わったことを定型的に記載する必要もあろうかと思う。
時には基本契約書と異なる取り扱いをする場合がある。基本契約書には納期を1週間としていても、それより早い納期が求められたり、逆に10日内と納められないという時もあるだろう。こういう時には担当者はかならず記録に残しておく必要がある。相手に記録を発送しておく必要があるだろう。これは必ず習慣化しておく必要がある。
昨今は会社のやりとりはほとんどＥ－メールでやりとりされる。Ｅ－メールの記載事項、保管管理も重要な課題になる。Ｅ－メールのやりとりであっても合意とされる。特に海外との取引についてはメール以外のやりとりは最近は考えられない。Ｅ－メールという気軽名手段であってもかならず発注日、納期など基本的な記載事項は決めておいてもよいかと思う。膨大なＥ－メールをどのように保管するかも会社の中で決めておいた方がよい。担当者任せで、担当者が消去してしまうかも知れないし、担当者が転職したらどこにあるか分からないということもある。
